1. Tentang kebijakan ini
HafalanQ membantu lembaga mencatat target, penilaian setoran, murojaah, progres, dan laporan hafalan. Paket tertentu juga menyediakan modul Pembayaran, Kesehatan Santri, dan Presensi Guru. Ketentuan untuk setiap modul berlaku ketika modul tersebut digunakan oleh lembaga. Kebijakan ini menjelaskan pengolahan data pada aplikasi Android dan web HafalanQ oleh pengelola yang tercantum di halaman ini. Admin lembaga menyediakan akun dan memberikan akses sesuai peran pengguna.
2. Data yang diproses dan tujuannya
| Data | Penggunaan |
|---|---|
| Nama, NIS/username, email bila diisi, jenis kelamin santri, kelas, halaqoh, tahun ajaran, dan peran akun. | Identifikasi akun, pembagian kelompok belajar, serta pengelolaan akses oleh lembaga. |
| Password yang dikirim saat autentikasi, hash password pada server, token akses, serta kejadian keamanan termasuk alamat IP. | Login, perubahan kredensial, pengamanan akun, dan pencegahan penyalahgunaan. |
| Target surah/ayat dan juz, target waktu, jenis dan rentang setoran, nilai, status Lulus/Mengulang, koreksi tajwid/makhraj, durasi, catatan, identitas penguji, progres, dan jadwal murojaah. | Pencatatan pembelajaran, penilaian oleh pengampu, rekap, serta laporan individu. |
| Foto profil yang dipilih admin/pengampu secara opsional. | Menampilkan foto akun. Hanya foto yang dipilih pengguna melalui pemilih foto yang diunggah. |
| Pembayaran. Tagihan, jenis dan periode pembayaran, nominal, jatuh tempo, riwayat dan status pembayaran, tanggal transfer, nama dan bank pengirim, catatan konfirmasi, serta bukti transfer yang diunggah sebagai gambar atau PDF. | Menampilkan tagihan, memeriksa bukti transfer, mencatat pembayaran dan penerimaan kas, serta memberi tahu santri tentang tagihan dan hasil konfirmasi. |
| Kesehatan Santri. Tanggal laporan, keluhan atau gejala, penyakit atau diagnosis yang dicatat, suhu jika diisi, tingkat keparahan, tindakan, obat dan dosis, jadwal kontrol, status pemulihan, dan catatan penanganan. | Mencatat laporan sakit, memantau penanganan dan pemulihan, serta memberi tahu santri tentang pembaruan catatannya. |
| Presensi Guru. Identitas guru atau pengampu, jadwal, tanggal dan waktu datang dan pulang, status kehadiran, alasan izin atau sakit, serta catatan persetujuan atau koreksi. | Mencatat dan merekap kehadiran, memeriksa pengajuan izin atau sakit, dan mengoreksi catatan presensi. |
| Token notifikasi, identitas instalasi Firebase, pengenal perangkat acak buatan aplikasi, pengaturan notifikasi, dan status baca. | Mengirim hasil setoran serta pemberitahuan tagihan, pembayaran, atau kesehatan sesuai fitur yang digunakan. SDK Firebase dapat memproses identitas instalasi ketika layanan diinisialisasi, meskipun izin menampilkan notifikasi belum diberikan. |
| Draf penilaian, preferensi tampilan, pengaturan pengingat, dan berkas PDF sementara pada perangkat. | Melanjutkan draf, mengatur pengalaman aplikasi, pengingat lokal, dan simpan/bagikan laporan atas tindakan pengguna. |
Aplikasi versi ini tidak menyediakan perekaman audio dan tidak meminta akses lokasi, kontak, SMS, atau mikrofon. Izin internet diperlukan untuk koneksi server; izin notifikasi untuk menampilkan pemberitahuan; penerimaan boot untuk menjadwalkan ulang pengingat lokal. Data foto tidak diambil dari seluruh galeri.
3. Siapa yang dapat mengakses data
Santri dapat melihat catatan hafalan, tagihan, dan laporan kesehatan miliknya sesuai modul yang tersedia. Pengampu mengakses data hafalan santri sesuai penugasan. Guru dan pengampu dapat melihat catatan presensi miliknya. Admin dan petugas yang diberi wewenang mengakses data lembaga sesuai peran dan tugasnya, termasuk memeriksa bukti pembayaran, menangani laporan sakit, dan meninjau presensi.
Penyedia hosting memproses data untuk menjalankan server (Hosting: DomaiNesia, lokasi server: Indonesia. Cloudflare digunakan untuk DNS, proxy, dan CDN.). Jika notifikasi push diaktifkan, Google/Firebase memproses token perangkat, pengenal teknis, serta judul dan isi pemberitahuan yang dikirim. Isinya dapat berupa ringkasan hasil setoran, tagihan atau pembayaran, atau pembaruan kesehatan. Pemrosesan dapat terjadi di luar negara pengguna sesuai layanan penyedia. Lihat informasi privasi Firebase.
Laporan PDF dapat berisi nama, NIS, dan hasil penilaian. Saat pengguna membagikannya, data diterima aplikasi atau penerima yang dipilih pengguna. Pengelola tidak menjual data pengguna dan tidak memasang SDK periklanan, Analytics, atau Crashlytics pada versi ini. Data dapat disampaikan jika diwajibkan oleh proses hukum yang sah.
4. Keamanan
Akses data dibatasi oleh autentikasi dan peran. Password disimpan sebagai hash, bukan teks biasa; token API pada server juga disimpan sebagai hash. Draf penilaian lokal menggunakan penyimpanan terenkripsi. Versi rilis Android menggunakan HTTPS; HTTP lokal hanya untuk pengujian. Pengelola bertanggung jawab menjaga keamanan hosting, akses petugas, dan cadangan. Jangan membagikan password atau token kepada pihak lain.
5. Penyimpanan dan penghapusan
Data akun dan pembelajaran
Data akun dan riwayat hafalan disimpan selama pengguna terdaftar aktif di lembaga. Setelah pengguna tidak lagi terdaftar, data disimpan paling lama 12 bulan sebelum dihapus. Permintaan penghapusan akun dapat diajukan lebih awal melalui halaman Hapus Akun.
Log keamanan disimpan paling lama 30 hari, kecuali perlu dipertahankan untuk insiden atau kewajiban hukum yang dijelaskan kepada pemilik akun. Cadangan bergulir disimpan paling lama 120 hari. Jika cadangan dipulihkan, penghapusan diterapkan kembali sebelum layanan dibuka.
Data modul lembaga
- Pembayaran. Catatan tagihan, transaksi, konfirmasi, dan bukti transfer disimpan selama diperlukan untuk pemeriksaan, rekonsiliasi, dan pertanggungjawaban pembayaran.
- Kesehatan Santri. Laporan sakit dan catatan penanganan disimpan selama diperlukan untuk pemantauan dan tindak lanjut oleh lembaga.
- Presensi Guru. Catatan kehadiran, izin, sakit, dan koreksi disimpan selama diperlukan untuk administrasi kehadiran dan pemeriksaan rekap.
Setelah tujuan penyimpanan selesai, pengelola menghapus data pribadi modul atau menganonimkannya secara permanen untuk keperluan rekap. Jika sebagian data harus dipertahankan untuk kewajiban hukum atau penanganan insiden, pengelola membatasi akses dan menjelaskan kepada pemohon jenis data, alasan, serta jangka waktu penyimpanannya.
Gunakan halaman Hapus Akun untuk meminta penghapusan akun dan data terkait, termasuk data dari ketiga modul tersebut. Permintaan diselesaikan paling lama 3 hari kalender setelah verifikasi. Penghapusan data di server dilaksanakan oleh pengelola. Salinan PDF yang sudah disimpan atau dibagikan pengguna tidak dapat ditarik otomatis oleh aplikasi. Cache PDF sementara dibersihkan pada persiapan ekspor berikutnya dan berkas yang lebih lama dari 24 jam dihapus.
Untuk Firebase, pengelola melakukan permintaan penghapusan data kepada penyedia sesuai prosedurnya. Identitas instalasi Firebase dapat memerlukan sampai 180 hari untuk dihapus dari sistem aktif dan cadangan setelah permintaan penghapusan diproses penyedia.
6. Pilihan dan hak pengguna
Email dan password dapat diperbarui di Akun. Nama/NIS santri diperbaiki melalui admin lembaga. Foto profil opsional dapat dihapus; notifikasi hasil setoran dan pengingat dapat dimatikan di Akun serta pengaturan Android. Pengguna dapat meminta akses, koreksi, dan penghapusan data melalui kontak privasi. Mematikan notifikasi tidak menghapus hasil setoran atau otomatis menghapus identitas instalasi Firebase.
7. Data santri di bawah umur
Untuk santri di bawah umur, lembaga harus memastikan kewenangan orang tua/wali dan pemberitahuan yang diperlukan sebelum memasukkan data. Orang tua/wali yang berwenang dapat menghubungi pengelola untuk akses, koreksi, atau penghapusan data anak. Informasi belajar santri tidak disediakan sebagai direktori publik.
8. Perubahan dan kontak
Perubahan kebijakan ditampilkan di halaman ini dengan tanggal berlaku baru. Perubahan penting dalam penggunaan data diberitahukan melalui layanan atau kanal lembaga sebelum diterapkan.
Pengelola: UltraWeb
Privasi dan bantuan akun: ultrawebjogja@gmail.com